Руководство пользователя. Автоматизация работы 1С Франчайзи, версия 3.0

       

Управление нормативной документацией


Согласно стандарту ISO организация должна управлять нормативной документацией по системе качества. В данной конфигурации реализованы следующие функции относительно управления нормативной документацией: ведение списка нормативной документации (регистрация индекса, названия документа, версии документа, создателя и даты утверждения) и бланков записей, ведение списка рассылки нормативных документов по системе менеджмента качества и бланков записей, регистрация взаимосвязи документов СМК с нормами ISO, управление изменениями в нормативной документации.

Для ведения списка нормативной документации и бланков записей по качеству в конфигурации предусмотрены справочники «Документы СК», «Бланки документов», документ «Первоначальный ввод документов СК», отчет «Список документов СК».

Весь список нормативных документов по СМК и основная информация о них хранится в справочнике «Документы СК». Часть информации о документах СК (версия документа, автор документа, дата утверждения документа, количество страниц в документе и статус документа) является периодическими реквизитами и записывается при проведении документов «Первоначальный ввод документов СК» и «Изменение документа СК».

Справочник «Документы СК» рекомендуется заполнить перед началом работы с данной конфигурацией.

Документ «Первоначальный ввод документов СК» также должен создаваться в начале работы с конфигурацией. В данный документ должны быть введены все текущие (актуальные) документы СК. Допускается также при помощи данного документа вводить и информацию об устаревших документах СК, однако при этом необходимо указать статус документа «Архив».

Внимание! При вводе информации в документ «Первоначальный ввод документов СК» необходимо заполнять все реквизиты. Если не все реквизиты документов СК будут введены, документ останется не проведенным.

Для ведения списка бланков записей по качеству в конфигурации предусмотрены справочник «Бланки документов» и отчет «Список бланков». Справочник «Бланки документов» содержит перечень всех бланков записей по качеству, используемых в  организации. Он позволяет зафиксировать принадлежность каждого бланка определенному нормативному документу по СМК.






В отчет « Список бланков» выводится весь перечень бланков, используемых в организации. Отчет «Список бланков» находится в форме списка справочника «Бланки документов».

Исходя из требований стандарта ISO, организация должна обеспечить доступность нормативных документов в местах их использования и следить за актуальностью всех копий этих документов. С этой целью в конфигурации автоматизировано ведение «Списка рассылки нормативных документов», т.е. списка копий нормативных документов и мест их хранения (держателей этих копий).



В качестве держателей копий документов в список рассылки автоматически выводятся те сотрудники, которые участвуют в выполнении тех процессов, которые описаны в данном нормативном документе (используется взаимосвязь справочников «Сотрудники» à «Должности сотрудника» à

«Функция должности» à «Документы СК по функции»). В качестве мест хранения копий документов и бланков в список рассылки попадает информация из справочников «Дополнительные места хранения для документов СК» и «Дополнительные места хранения бланков».



Отчет о местах хранения по конкретному документу СК можно получить также из документа «Изменение документа СК» путем нажатия на кнопку «Список рассылки».

Если по какой-либо должности нормативные документы по СМК выдавать не нужно, то в справочнике «Должности» необходимо отключить переключатель «Выдавать документы СК».

Конфигурация позволяет производить регистрацию взаимосвязи документов СК с требованиями стандарта ISO. Для этого используются справочник «Нормы ISO», справочник «Нормы ISO по документам СК», отчет «Интерпретация требований стандарта ISO 9001:2000».

В справочнике «Нормы ISO» хранится информация о требованиях, содержащихся в стандарте ISO.



Справочник «Нормы ISO по документам СК» является подчиненным справочнику «Документы СК». В нем хранится информация о том, какие требования стандарта ISO описывает каждый из нормативных документов по СМК.

Отчет «Интерпретация требований стандарта ISO 9001:2000» позволяет сформировать весь перечень норм ISO и нормативных документов СМК, обслуживающих эти нормы.



Все изменения в нормативной документации необходимо фиксировать в базе данных. Для этих целей предусмотрены документы «Предложение по изменению документа СК», «Изменение документа СК», отчеты «Изменение документов СК» и «Реестр изменений документации».

При возникновении предложения по изменению нормативного документа (документа СК), необходимо создать документ «Предложение по изменению документа СК» из журнала «Предложение по изменению процессов» и зарегистрировать формулировку предложения.

После того, как предложение зафиксировано, необходимо проанализировать целесообразность его выполнения. Результаты этого анализа регистрируются в документе «Предложение по изменению документа СК». При этом если предложение принято, то документу присваивается состояние «Выполнение» и назначается ответственный за выполнение (реквизит «Ответственный»), если предложение отложено на неопределенный срок, то ему присваивается состояние «Отложено», если предложение отклонено (нецелесообразно), то оно отправляется в «Архив».

Если предложение принято, следующий этап – внесение изменений в нормативный документ на основе предложений. На данном этапе регистрируется информация о внесенных изменениях (реквизит «Выполнение») и документ переводится в состояние «Закрытый».

 

Внимание! При регистрации сведений о создании документа СК (новой версии документа СК) в документе «Предложение по изменению документа СК» необходимо заполнять реквизит «Выполнение» для корректного формирования отчета «Реестр изменений».



Последующие этапы – проверка, утверждение и рассылка документа СК. Данные этапы регистрируются в документе «Изменение документа СК». Данный документ создается на этапе окончательной подготовки новой версии нормативного документа.

Новая версия нормативного документа может быть создана на основе нескольких предложений. С этой целью в документе «Изменение документа СК» предусмотрена табличная часть, в которую можно вывести все предложения, которые имеют состояние «Закрытый» по данному документу СК. При этом информация о выполнении предложений (реквизиты «Выполнение» документов «Предложение по изменению документа СК», выбранных в табличной части документа) отображается  в реквизите «Изменения». Таким образом, данный реквизит содержит все изменения (по всем предложениям) в новой версии нормативного документа.



После того, как новая версия документа создана, автор должен заполнить реквизиты «Автор», «Дата», «Количество страниц» и присвоить документу состояние «Регистрация».

Следующий этап – проверка новой версии нормативного документа. Проверяющий заполняет реквизиты «Проверил», «Дата» и переводит документ в состояние «Выполнение».

После того, как новая версия нормативного документа проверена, руководство организации должно утвердить его – заполнить реквизиты «Утвердил», «Дата», «Дата вступления в силу» новой версии нормативного документа, и перевести документ в состояние «Закрытый».

При наступлении «Даты вступления в силу» новая версия нормативного документа рассылается во все места ее хранения, делается отметка о рассылке «Разослал», «Дата» и документ переводится в состояние «Архив».



Отчет «Реестр изменений» предназначен для получения информации о внесенных изменениях в документацию за определенный период. В данном отчете реализована возможность получения перечня изменений как в одном документе СК, так и во всех документах СК.

Отчет содержит список документов, которые были изменены, перечень внесенных изменений и дату вступления в силу новой версии документа СК, содержащую данные изменения.

Для корректного формирования отчета необходимо контролировать заполнение реквизита «Выполнение» документа «Предложение по изменению документа СК».

Отчет «Изменение документов СК» предназначен для получения перечня предложений по изменению документов СК в зависимости от состояния предложения, ответственного за его выполнение сотрудника и процессов, по которым внесены эти предложения. Отчет формируется за определенный интервал времени.


Содержание раздела